Cómo calcular el punto de reorden en una droguería

Si en tu droguería el pedido se arma mirando el estante y recordando lo que más se vendió la semana pasada, no estás solo. Funciona hasta que un día falta lo que más se pide, o te sobran cajas de un antigripal que nadie volvió a pedir. El punto de reorden es una forma sencilla de responder dos preguntas con números y no con memoria: cuándo pedir y cuánto pedir.

Qué es el punto de reorden

El punto de reorden es la cantidad de unidades de un producto a la que, cuando tu inventario llega ahí, tienes que hacer el pedido. No es el mínimo absoluto ni el momento en que el estante queda vacío. Es el nivel que te alcanza para seguir vendiendo mientras el proveedor te entrega, más un colchón por si algo sale distinto a lo normal.

Para calcularlo necesitas tres datos por producto: cuánto vendes en un día normal, cuántos días tarda tu proveedor en entregarte y cuánto colchón quieres tener.

Los tres datos que necesitas

Demanda diaria promedio

Toma las unidades vendidas de un producto en un periodo reciente y divídelas por los días que abriste. Cuatro a ocho semanas suelen bastar para ver un patrón. Si tu caja no te da el dato por producto, calcúlalo así: inventario inicial más lo que entró, menos el inventario final.

Cuenta solo los días en que el producto estuvo disponible. Si estuvo agotado una semana, esos días no tuvieron ventas porque no había qué vender, no porque nadie lo buscara, y meterlos en el promedio te hace pedir de menos.

Tiempo de entrega del proveedor

Es el número de días entre el momento en que haces el pedido y el momento en que el producto está en tu estante, listo para vender. No uses el tiempo que promete el proveedor; usa el que realmente has visto. Si tu distribuidor dice que entrega al día siguiente pero en la práctica llega a los dos días y te toma medio día recibir y acomodar, tu tiempo de entrega real está más cerca de tres días.

Stock de seguridad

Es el colchón para lo inesperado: un día con más clientes de lo normal, un pedido que llega tarde o incompleto. La forma más práctica de calcularlo sin estadística es esta: toma tu venta diaria más alta de un día normal en el periodo que revisaste, réstale la demanda diaria promedio y multiplica esa diferencia por el tiempo de entrega. No es la única fórmula, pero se explica fácil y se hace a mano.

Un stock de seguridad muy alto te protege de los faltantes pero te deja plata quieta en el estante y aumenta el riesgo de que algo se venza. Uno muy bajo te deja expuesto.

La fórmula

Con los tres datos, el cálculo es una línea:

Punto de reorden = (demanda diaria promedio × tiempo de entrega en días) + stock de seguridad

La primera parte cubre lo que vas a vender mientras esperas el pedido. La segunda cubre las sorpresas. Cuando tu inventario de ese producto baje hasta ese número, haces el pedido.

Para saber cuánto pedir, define cada cuánto haces pedidos a ese proveedor. Una regla útil es pedir lo que vas a vender hasta el siguiente pedido más lo que vas a vender mientras llega, menos lo que ya tienes por encima del stock de seguridad.

Un ejemplo paso a paso

Este es un ejemplo con números inventados, solo para mostrar el cálculo. Usa los datos de tu propia droguería.

Supón que tienes un analgésico de venta libre y en las últimas cuatro semanas vendiste 240 unidades en 24 días abiertos con el producto disponible.

1. Demanda diaria promedio: 240 ÷ 24 = 10 unidades por día.
2. Tiempo de entrega real: tu proveedor tarda en promedio 3 días desde el pedido hasta que el producto está en el estante.
3. Stock de seguridad: el día normal en que más vendiste fueron 14 unidades. La diferencia con el promedio es 14 − 10 = 4. Multiplicada por el tiempo de entrega: 4 × 3 = 12 unidades.
4. Punto de reorden: (10 × 3) + 12 = 42 unidades.

En este ejemplo, cuando te queden 42 unidades, haces el pedido. Si le pides a ese proveedor cada 7 días, una cantidad razonable sería cubrir esos 7 días más los 3 de entrega (10 × 10 = 100 unidades) y restar lo que tengas por encima del stock de seguridad en ese momento (42 − 12 = 30). El pedido quedaría alrededor de 70 unidades, y lo ajustas a la presentación en que te vende el proveedor.

Clasificación ABC: no todos los productos merecen el mismo cuidado

Una droguería maneja cientos o miles de referencias. La clasificación ABC te ayuda a decidir por dónde empezar.

• A: los pocos productos que juntos suman la mayor parte de tus ventas en pesos. Por lo general son una parte pequeña del catálogo. Aquí un faltante te cuesta ventas y clientes, así que calcula su punto de reorden con cuidado, revísalo seguido y dales un stock de seguridad más generoso.
• B: productos de rotación media. Calcula su punto de reorden y revísalo con menos frecuencia.
• C: la larga lista de productos que se venden poco. Para ellos basta una regla simple, como tener una o dos unidades y pedir cuando se venda la última, cuidando que no se acumulen ni se venzan.

Para armarla, ordena tus productos de mayor a menor venta en pesos del periodo, suma el acumulado y marca como A los que llegan hasta cerca del 80 % de las ventas, como B los que siguen hasta cerca del 95 % y como C el resto. Los cortes son una guía, no una ley; ajústalos a tu negocio.

Temporadas y cambios de demanda

El promedio de las últimas semanas no sabe lo que viene. En Colombia, las temporadas de lluvias suelen mover la demanda de antigripales, antialérgicos y productos respiratorios de venta libre; diciembre y las vacaciones cambian el flujo de clientes según el barrio; el regreso a clases mueve otros productos. Tú conoces mejor que nadie el calendario de tu zona.

Antes de una temporada que ya conoces, mira cuánto vendiste de esos productos en la misma época del año anterior y usa esa demanda diaria para recalcular el punto de reorden durante esas semanas. Cuando la temporada termine, vuelve al cálculo normal para no quedarte con exceso. Si abre una droguería cerca o un proveedor empieza a fallar, recalcula sin esperar a que el problema se vea en el estante.

Cada cuánto revisar

Una frecuencia práctica para empezar:

• Productos A: revisa su inventario contra el punto de reorden a diario o cada vez que armes un pedido, y recalcula la fórmula cada mes.
• Productos B: recalcula cada dos o tres meses.
• Productos C: revísalos cada trimestre, sobre todo para detectar los que dejaron de moverse.
• Siempre: recalcula cuando cambie el tiempo de entrega de un proveedor o cuando se acerque una temporada.

Lista para empezar esta semana

• Saca las ventas por producto de las últimas cuatro a ocho semanas.
• Ordénalas en pesos y marca tus productos A.
• Para cada producto A, calcula la demanda diaria promedio contando solo los días con el producto disponible.
• Anota el tiempo de entrega real de cada proveedor, no el prometido.
• Calcula el stock de seguridad y el punto de reorden de tus productos A.
• Escribe el punto de reorden en la ficha del producto o en tu lista de pedidos para que todo el equipo lo vea.
• Marca en el calendario las temporadas que afectan tu zona y la fecha de la próxima revisión.

Cuando quieras dejar de hacerlo a mano

El método funciona con papel o una hoja de cálculo, pero mantenerlo al día para todo el catálogo toma tiempo. Con Celand, cargamos tu catálogo y tu histórico de ventas y recibes sugerencias de pedido desde el primer día: el pedido de mañana llega armado, lo revisas, ajustas lo que quieras y lo apruebas, y ves la rotación y los quiebres por sede. La decisión la sigue tomando alguien de tu equipo.