Política de tratamiento de datos personales

Particula Tech LLC, sociedad de responsabilidad limitada constituida conforme a las leyes del estado de Delaware, Estados Unidos de América («Particula»). Domicilio: Delaware, Estados Unidos de América. Correo para asuntos de datos personales: contact@particula.tech. Plataforma: app.celand.ai.

• Titular: la persona natural cuyos datos se tratan.
• Dato personal: cualquier información que identifica a una persona natural o permite identificarla.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede discriminarlo, como los datos de salud.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolectarlos, guardarlos, usarlos, transmitirlos o suprimirlos.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del Responsable.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Dato anonimizado: el que ya no puede asociarse a una persona determinada o determinable.

Particula es Responsable de los datos de los Usuarios de Celand, es decir, de las personas que tienen una cuenta en la Plataforma.

Particula es Encargado de los datos que cada droguería (el «Cliente») carga sobre sus clientes, su personal u otros terceros. Para esos datos, la droguería es la Responsable y es quien debe atender las consultas y los reclamos. Si un titular escribe a Particula sobre esos datos, Particula traslada la solicitud a la droguería dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y se lo informa al titular.

• Identificación y contacto: nombre, correo electrónico, droguería, perfil y sede.
• Credenciales: la contraseña se guarda transformada con un algoritmo de una sola vía; nadie en Particula puede leerla.
• Registros de acceso y seguridad: fechas de ingreso, intentos fallidos, dirección IP y navegador, y el registro de cada aceptación de los términos y de esta política.
• Registros de actividad: las acciones de cada Usuario en la Plataforma (ventas, turnos y sus diferencias de caja, movimientos de inventario, cambios de precios y de ajustes, entre otras), con fecha y hora. Celand los guarda porque cada unidad de inventario y cada cambio deben poder rastrearse hasta quien los hizo.
• Datos del equipo: nombre del equipo, sede, estado de sincronización y versión de la Plataforma.
• Las comunicaciones con soporte.

Celand no pide datos sensibles a sus Usuarios.

• Crear y administrar la cuenta, y verificar la identidad de quien entra.
• Prestar el servicio y registrar quién hizo cada operación.
• Permitir que la droguería para la que trabaja el Usuario consulte sus registros de actividad y de acceso, para controlar su operación y su inventario. Frente a ese uso de los datos de su personal, la droguería actúa también como Responsable.
• Proteger la Plataforma: prevenir, detectar e investigar accesos no autorizados, fraudes y abusos.
• Enviar comunicaciones del servicio: invitaciones, avisos de vencimientos y de operación, informes programados, órdenes de compra a los proveedores del Cliente y cambios en la Plataforma o en estos documentos.
• Dar soporte técnico.
• Conservar la prueba de la aceptación de los términos y de la autorización de tratamiento.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
• Elaborar estadísticas anonimizadas sobre el uso de la Plataforma para mejorarla.
• Cuando la droguería es una persona natural, producir con la información comercial de su establecimiento datos agregados y anonimizados, según la sección «Información comercial y datos agregados».

Particula no vende datos personales ni los usa para publicidad de terceros.

Particula trata como Encargado, solo por cuenta de la droguería y conforme al contrato de transmisión incluido en los Términos y condiciones de uso:

• los datos del adquirente de una venta: tipo y número de documento, nombre, teléfono, correo, dirección, si dio su consentimiento, las observaciones que registre la droguería y su historial de compras, que puede revelar información de salud;
• los síntomas que se describen en el asistente del mostrador, que pueden ser datos de salud y por lo tanto datos sensibles. Por defecto, el texto libre no sale del equipo: la Plataforma guarda solo los síntomas extraídos y los borra en su depuración diaria. Si la droguería activa la conservación del texto, este se guarda durante el plazo que ella elija, de uno (1) a trescientos sesenta y cinco (365) días. La droguería decide también si los síntomas, y el texto cuando se conserva, se envían a un proveedor de modelos de lenguaje; en ese caso, el proveedor los recibe y los conserva según sus propias condiciones;
• los datos del personal de la droguería que esta registre, incluidos los que contengan los documentos de cumplimiento que cargue (títulos, tarjetas profesionales, contratos).

La droguería debe contar con la autorización de esos titulares: expresa, cuando se trate de datos sensibles, y del representante legal, cuando se trate de niños, niñas o adolescentes. La droguería debe informar a su cliente que no está obligado a describir sus síntomas ni a autorizar su tratamiento, y no puede condicionar la venta a que lo haga. Particula recomienda no escribir en el asistente nombres, documentos ni otros datos que identifiquen a la persona.

La información comercial de la droguería (productos, compras, ventas, precios, costos e inventario) por lo general no es un dato personal, salvo cuando la droguería es una persona natural o cuando una venta está asociada a un cliente identificado. Conforme a los Términos y condiciones de uso, y por instrucción de la droguería, Particula elimina los datos personales de esa información y produce con ella datos agregados y anonimizados, que usa para estadísticas, estudios e indicadores del sector y para mejorar sus productos, y que puede compartir o vender a terceros como laboratorios, distribuidores e investigadores. Esos datos agregados no incluyen datos personales de los clientes de la droguería ni de los Usuarios, ni los síntomas del asistente o información obtenida de ellos. Si la droguería es una persona natural, la Propietaria autoriza ese uso al aceptar los Términos y condiciones de uso. La Propietaria puede desactivarlo en Ajustes → General.

Al marcar la casilla de aceptación al crear su cuenta, el Usuario autoriza de forma previa, expresa e informada el tratamiento de sus datos para las finalidades de esta política, incluida la transferencia internacional descrita más abajo. Particula conserva la prueba de esa autorización: la versión aceptada y la huella del texto, la fecha y hora, la dirección IP y el navegador.

Los datos descritos son necesarios para prestar el servicio; sin ellos no es posible usar la Plataforma. Responder preguntas sobre datos sensibles o sobre niños, niñas y adolescentes es siempre facultativo.

Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular, sus causahabientes o su representante pueden:

• conocer, actualizar y rectificar sus datos;
• pedir prueba de la autorización otorgada;
• ser informados sobre el uso que se ha dado a los datos;
• revocar la autorización o pedir la supresión de los datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos;
• acceder gratuitamente a los datos;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado la consulta o el reclamo ante Particula.

Escriba a contact@particula.tech con el asunto «Datos personales». Indique su nombre, su documento de identidad, el correo con el que usa Celand, lo que solicita y una dirección para responderle. El Oficial de Protección de Datos de Particula atiende estas solicitudes.

• Consultas: se responden en un máximo de diez (10) días hábiles desde que se reciben. Si no es posible en ese plazo, le informaremos el motivo y responderemos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión, revocación o presunto incumplimiento): si el reclamo está incompleto, Particula le pedirá, dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción, que corrija lo que falte; si pasan dos (2) meses desde ese requerimiento sin que entregue la información, se entenderá que desistió. Una vez recibido el reclamo completo, Particula marcará el dato con la leyenda «reclamo en trámite» en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El reclamo se responde en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo; si no es posible, le informaremos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si la solicitud se refiere a datos que cargó una droguería, Particula la trasladará a esa droguería, que es la Responsable, en un término máximo de dos (2) días hábiles, y le informará a usted del traslado.

Particula está domiciliada en Estados Unidos, y la Plataforma se aloja en servidores de proveedores de infraestructura que pueden estar fuera de Colombia. Al aceptar esta política, el Usuario autoriza de forma expresa e inequívoca, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, la transferencia de sus datos a Estados Unidos y a los países donde estén esos proveedores. Si Particula cambia de país o de proveedor de alojamiento, actualizará esta política antes de hacer el cambio.

Particula se apoya en estos tipos de proveedores: alojamiento y base de datos; envío de correo electrónico; y, solo si la droguería lo activa, un intermediario de enrutamiento y un proveedor de modelos de lenguaje para el asistente y las sugerencias de compra. A todos les exige por escrito obligaciones de confidencialidad y seguridad.

Particula aplica medidas técnicas y organizativas razonables: cifrado de las comunicaciones, contraseñas guardadas con algoritmos de una sola vía, separación de los datos de cada droguería en la base de datos, control de acceso por perfil y registro de actividad. El personal autorizado de Particula puede acceder a la información de una droguería solo para dar soporte, mantener o asegurar la Plataforma, y cada acceso queda registrado en el historial de actividad de esa droguería.

Si ocurre un incidente que afecte datos personales, Particula lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección, conforme a las instrucciones de esa entidad, y lo informará sin demora a la droguería y, cuando corresponda, a los titulares.

• Una cookie de sesión, para mantenerlo dentro de la Plataforma, y una cookie de protección contra solicitudes falsificadas. Ambas son necesarias para el servicio.
• El almacenamiento local del navegador (localStorage e IndexedDB) guarda la copia de la información de la sede que permite vender sin conexión, incluidos los datos de los clientes de la droguería y las ventas recientes; la clave y el identificador del equipo; y el primer nombre de la última persona que entró, hasta que cierre sesión. La copia de la sede permanece en el equipo después de cerrar sesión.

Celand no usa cookies de publicidad ni herramientas de rastreo de terceros.

Los datos de la cuenta se conservan mientras la cuenta esté activa y, después, el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, atender reclamaciones y defender derechos.

Los registros de actividad y de aceptación se conservan mientras dure la relación con la droguería y hasta diez (10) años después, que es el plazo general de prescripción de las acciones civiles en Colombia, porque prueban quién hizo cada operación y qué autorización se otorgó. Se conservan aunque se elimine la cuenta del Usuario.

Los registros técnicos del servidor (direcciones IP, intentos de ingreso y solicitudes) se conservan por un periodo corto y rotativo, solo para seguridad.

Las bases de datos de Celand estarán vigentes mientras Particula preste el servicio y durante los plazos anteriores.

La Plataforma está dirigida a personas que trabajan para una droguería. Si un Usuario es menor de dieciocho años, la droguería debe contar con la autorización de su representante legal para crear su cuenta. Si una droguería registra datos de niños, niñas o adolescentes, por ejemplo como adquirentes de una venta, debe respetar su interés superior, contar con la autorización de su representante legal y, antes de que este la otorgue, escuchar la opinión del menor, valorada según su madurez.

Particula puede actualizar esta política. Cada versión lleva su fecha de entrada en vigencia. Los cambios sustanciales, en especial los que afecten la identificación del Responsable o las finalidades, se comunicarán antes de aplicarlos, y cuando cambie una finalidad Particula pedirá una nueva autorización: la nueva finalidad solo se aplica a quien la otorgue.