Cómo controlar los vencimientos en tu droguería

Un producto vencido es plata que ya pagaste y que no vas a recuperar. Casi nunca se pierde por descuido grave: se pierde porque nadie miró ese lote a tiempo, porque quedó detrás de uno más nuevo o porque el plazo para devolverlo al proveedor pasó sin que nadie se diera cuenta. La buena noticia es que el control de vencimientos no necesita un sistema complicado. Necesita un método claro, unas pocas reglas que todo el equipo conozca y una revisión que se haga siempre, aunque el día esté pesado.

Este artículo te propone un método que puedes empezar esta misma semana, con lo que ya tienes en la droguería.

Revisa por lotes, no por producto

El error más común es pensar en el producto como una sola cosa. Para el vencimiento, lo que importa es el lote. Puedes tener tres cajas del mismo producto en el estante y cada una con una fecha distinta. Si solo anotas "tengo tres", no sabes cuál se va a vencer primero.

Empieza por registrar, para cada entrada de mercancía, tres datos: el producto, el número de lote y la fecha de vencimiento. Puedes hacerlo en un cuaderno, en una hoja de cálculo o en el sistema que uses hoy. Lo importante es que el dato quede escrito en el momento en que recibes el pedido, no días después cuando ya está todo revuelto en la bodega.

Para el inventario que ya tienes en el estante, no intentes revisarlo todo en un día. Divide la droguería por zonas (por ejemplo, una góndola o una sección de la vitrina) y revisa una o dos zonas por semana. En pocas semanas habrás pasado por todo y tendrás la foto completa.

Primero en vencer, primero en salir (FEFO)

Muchas droguerías trabajan con la regla de "lo primero que entra es lo primero que sale". Funciona casi siempre, pero no siempre: a veces un pedido nuevo llega con una fecha de vencimiento más corta que la del lote que ya tenías. Por eso, para productos con vencimiento, la regla más segura es FEFO: primero en vencer, primero en salir.

En la práctica, FEFO significa tres cosas:

• Al recibir un pedido, comparas la fecha del lote nuevo con la del lote que ya está en el estante.
• El lote que vence antes queda adelante, al alcance de la mano de quien atiende el mostrador.
• El lote que vence después va atrás o arriba, y solo se usa cuando el primero se acaba.

Explícale la regla a todo el equipo, incluido quien reemplaza los fines de semana. Si una sola persona surte el estante poniendo lo nuevo adelante, el método se cae.

Un semáforo de alertas por meses de anticipación

Saber la fecha de vencimiento no sirve de mucho si te enteras cuando faltan dos semanas. Lo que necesitas es tiempo para actuar: venderlo, moverlo o devolverlo. Una forma sencilla de organizarlo es un semáforo por meses de anticipación. Los plazos que siguen son una sugerencia; ajústalos según cómo rota cada producto en tu droguería y según lo que hayas acordado con tus proveedores.

• Verde: al lote le quedan más de seis meses. No hace falta hacer nada distinto.
• Amarillo: le quedan entre tres y seis meses. Revisa si se está vendiendo al ritmo esperado. Si no, es el momento de hablar con el proveedor o de darle más visibilidad en el mostrador.
• Rojo: le quedan menos de tres meses. Toma una decisión concreta ya: priorizarlo en la venta, trasladarlo a otra sede donde rote más, si la tienes, o gestionar el cambio con el proveedor.

Puedes marcar el semáforo con etiquetas de colores en las cajas o con una columna en tu hoja de cálculo. Lo que no puede faltar es revisarlo en una fecha fija, por ejemplo el primer lunes de cada mes, y que una persona sea la responsable de hacerlo.

Ubicación en estantería: que el orden haga el trabajo

Un buen orden físico evita errores sin que nadie tenga que pensar. Algunas prácticas que ayudan:

• Deja cada producto siempre en el mismo lugar, con los lotes del mismo producto juntos.
• Pon el lote que vence primero adelante y a la vista, con la fecha hacia el frente cuando el empaque lo permita.
• Marca con el color del semáforo los lotes en amarillo y en rojo, también los que están en la bodega, para que no queden escondidos detrás de mercancía nueva.
• Evita sobrecargar los estantes: cuando todo está apretado, lo que queda atrás se olvida.

Cuando recibas un pedido, aprovecha para revisar la fecha del lote que ya está en el estante. Es el momento en que el producto ya está en tus manos y te toma pocos segundos.

Cambios y devoluciones con proveedores

Muchos proveedores aceptan cambios o devoluciones de producto próximo a vencer, pero cada uno tiene sus propias condiciones: con cuánto tiempo de anticipación, en qué cantidades, con qué soporte y por qué medio se solicita. No hay una regla única, así que lo que vale es lo que hayas acordado con cada uno.

Para no perder esos plazos:

1. Haz una lista de tus proveedores principales y anota, para cada uno, las condiciones de cambio o devolución que tienen acordadas contigo. Si no las tienes claras, pregúntale a tu asesor comercial y pide que te las confirme por escrito.
2. Ajusta tu semáforo a esos plazos. Si un proveedor solo recibe devoluciones con cierto tiempo antes del vencimiento, tu alerta amarilla para sus productos tiene que llegar antes de ese límite.
3. Guarda las facturas y los soportes de compra de forma ordenada, porque casi siempre te los van a pedir.
4. Registra cada devolución que hagas: qué producto, qué lote, cuántas unidades y qué respuesta recibiste.

Con el tiempo, ese registro te dice algo valioso: qué productos compras de más. Si un producto siempre termina en rojo, la solución no es devolverlo cada vez, sino pedir menos.

Qué hacer con lo que ya se venció

Aun con un buen método, algún producto se va a vencer. Cuando pase, lo primero es sacarlo de inmediato del área de venta y separarlo en un lugar identificado, lejos de la mercancía disponible, para que nadie lo despache por error.

Después, sigue el procedimiento que exige la norma para la disposición de medicamentos y productos vencidos, con el acompañamiento del regente de farmacia o de quien sea el director técnico de tu droguería. Esa persona debe conocer los requisitos vigentes, el registro que tienes que llevar y los gestores autorizados para la disposición final. No lo botes a la basura común ni lo devuelvas al estante "mientras tanto".

Anota también lo que se venció y por qué. Si fue porque no lo viste a tiempo, revisa tu semáforo. Si fue porque compraste de más, ajusta tus pedidos. Cada vencido es una pista de qué mejorar.

Lista de chequeo semanal

Si quieres empezar hoy, esta es una lista corta para pegar en la bodega:

• Registré lote y fecha de vencimiento de todo lo que recibí esta semana.
• Revisé al menos una zona del estante y actualicé el semáforo.
• Los lotes que vencen primero están adelante.
• Revisé los productos en rojo y tomé una decisión para cada uno.
• Confirmé si algún producto en amarillo está dentro del plazo de cambio de su proveedor.
• Lo vencido está separado e identificado, y el regente está al tanto.

Cuando el método ya funciona

Este método funciona con cuaderno y hoja de cálculo, y vale la pena empezar así para que el equipo coja el hábito. Cuando el volumen crece o tienes varias sedes, el trabajo manual se vuelve pesado. Ahí es donde Celand te ayuda: cargas la mercancía con el código de barras, el lote y la fecha de vencimiento, y ves qué lotes están por vencer con tiempo para venderlos, trasladarlos o devolverlos al proveedor.

Con o sin sistema, lo que más pesa es la constancia: una revisión fija, una persona responsable y una regla que todo el equipo respete.