Inventario en varias sedes: cómo ordenarlo

Cuando tienes una sola droguería, el inventario cabe en tu cabeza. Sabes qué se mueve, qué está quieto y dónde quedó la caja que llegó ayer. Con la segunda o la tercera sede eso deja de funcionar: cada punto empieza a llamar los productos a su manera, una sede compra lo que a otra le sobra y nadie sabe con certeza cuánto hay de verdad en la red.

La buena noticia es que no necesitas cambiar todo de un día para otro. Este método tiene cinco piezas y puedes empezar con la primera esta misma semana, con una hoja de cálculo y tu equipo de siempre.

Un solo catálogo y un solo código por producto

Todo empieza aquí. Si en una sede el producto se llama "Acetaminofén 500 x 100" y en otra "Acetaminofen tab 500mg caja", para el sistema (o para tu hoja de cálculo) son dos productos distintos. No puedes sumar existencias, comparar rotación ni trasladar con confianza.

Arma un catálogo maestro, uno solo para toda la red, y decide quién lo administra. Una persona, no todas las sedes.

• Un código por presentación. Usa el código de barras del fabricante como referencia principal. Si un producto no lo trae, crea un código interno con una regla fija y anótala.
• Un nombre con formato fijo. Por ejemplo: principio activo o marca, concentración, forma, cantidad por empaque. Lo importante es que todos escriban igual.
• Presentaciones separadas. La caja y la unidad suelta son dos líneas distintas, con su equivalencia escrita. Muchas diferencias de inventario salen de mezclar las dos.
• Altas por solicitud. Si una sede necesita crear un producto nuevo, lo pide al administrador del catálogo. Así evitas duplicados desde el origen.

Empieza por depurar lo que ya tienes: exporta el listado de cada sede, ordénalo por nombre y busca duplicados evidentes. No hace falta terminarlo en un día; con revisar una categoría por jornada avanzas rápido.

Conteos cíclicos priorizados, no un inventario general al año

El conteo general, cerrando la droguería un domingo para contar todo, deja la foto de un solo día y agota al equipo. Los conteos cíclicos funcionan mejor: cuentas un grupo pequeño de productos cada semana, en cada sede, y así el inventario se mantiene confiable todo el año.

La clave está en decidir qué contar primero. Clasifica tus productos en tres grupos:

1. Grupo A: los que más plata mueven o más se venden. Son pocos, pero un error ahí duele. Cuéntalos con más frecuencia, por ejemplo cada mes.
2. Grupo B: rotación media. Cuéntalos cada dos o tres meses.
3. Grupo C: los que se mueven poco. Basta con revisarlos una o dos veces al año, aunque conviene mirar sus fechas de vencimiento con más frecuencia porque son los que con más facilidad se quedan quietos en el estante.

Suma además los productos que siempre dan diferencias y los de alto valor, aunque no estén en el grupo A.

Para que el conteo sirva, sigue tres reglas. Cuenta antes de abrir o en una hora tranquila, para que las ventas no te cambien las cantidades mientras cuentas. Quien cuenta no debe ver la cantidad que espera el sistema; anota lo que ve y luego comparas. Y cada diferencia se investiga antes de ajustarse: una factura sin cargar, un traslado sin recibir o una venta registrada con el código equivocado.

Traslados entre sedes antes de comprar

En una red es común que una sede pida al proveedor un producto que otra sede tiene quieto en bodega. Esa compra amarra plata que no hacía falta y deja el exceso de la otra sede rumbo al vencimiento.

La regla es simple: antes de montar un pedido, revisa si otra sede tiene excedente de ese producto. Para eso necesitas ver las existencias de todas las sedes en un solo lugar, aunque sea una hoja compartida que cada sede actualice al cerrar.

Define qué es "excedente" para tu red. Una forma práctica es comparar las existencias con lo que la sede vende en un periodo. Un ejemplo con números inventados: si una sede vende cerca de 10 cajas al mes de un producto y tiene 40, tiene para unos cuatro meses de venta; si otra sede vende 15 al mes y tiene 2, es la candidata natural a recibir el traslado.

Prioriza en los traslados los lotes que vencen primero. Muchas veces el producto que se queda quieto en una sede se vende rápido en otra, y trasladarlo a tiempo es la diferencia entre venderlo y perderlo.

Cada traslado debe quedar registrado en dos momentos: cuando sale de una sede y cuando la otra lo recibe y lo confirma. Si solo se registra la salida, tendrás producto "en el aire" y diferencias en el siguiente conteo.

Compra centralizada o compra por sede

No hay una respuesta única; depende del tamaño de tu red y de cómo trabajas con los proveedores. Lo que sí conviene es decidirlo de forma explícita en lugar de dejar que cada sede improvise.

La compra centralizada consolida los pedidos de todas las sedes en una sola persona o área. Te ayuda a negociar con una sola voz, a evitar compras duplicadas y a aplicar la regla de trasladar antes de comprar. El riesgo es que quien compra no conozca bien la demanda de cada barrio.

La compra por sede le da autonomía al administrador de cada punto, que conoce a sus clientes. Funciona bien para urgencias, pero sin reglas comunes termina en pedidos a ojo y excedentes.

Un esquema mixto suele funcionar: los productos de mayor movimiento y los proveedores principales se compran de forma centralizada, con base en lo que vende cada sede; y cada sede tiene un margen acotado para compras urgentes o productos muy propios de su zona, siempre registradas en el mismo catálogo.

Roles y responsabilidades por sede

Un buen proceso falla si nadie sabe a quién le toca cada parte. Escríbelo, aunque sea en una página, y compártelo con todo el equipo.

• Administrador del catálogo: crea y corrige productos, aprueba solicitudes de alta y vigila que no haya duplicados.
• Responsable de inventario en cada sede: hace los conteos cíclicos, recibe la mercancía, confirma los traslados y reporta diferencias.
• Responsable de compras: revisa excedentes en la red antes de pedir, consolida pedidos y hace seguimiento a lo que llega.
• Dueño o gerente: revisa cada semana las diferencias de inventario, los traslados pendientes y lo que está por vencer en cada sede.

En una red pequeña una misma persona puede tener dos roles. Lo importante es que cada tarea tenga nombre propio.

Lista de chequeo para esta semana

• Exporta el listado de productos de cada sede y marca los duplicados de una categoría.
• Nombra a la persona que administrará el catálogo maestro.
• Clasifica tus productos en grupos A, B y C según lo que venden.
• Programa el primer conteo cíclico del grupo A en cada sede.
• Crea una vista compartida de existencias por sede.
• Acuerda la regla: antes de comprar, revisar excedentes en otra sede.
• Define qué se compra de forma central y qué puede comprar cada sede.
• Escribe los roles y compártelos con el equipo.

Cuando la hoja de cálculo se queda corta

Este método funciona con herramientas simples, pero mantener una hoja compartida al día en varias sedes cuesta tiempo y se desactualiza con cada venta. Si quieres dar el siguiente paso, en Celand cargas la mercancía con código de barras, lote y fecha de vencimiento, cada venta actualiza el stock de toda la red al instante y, si a una sede le sobra lo que a otra le falta, haces el traslado con un clic.

Empieza por el catálogo. Con un solo código por producto, todo lo demás se vuelve más fácil de contar, comparar y mover.